• Layanan kepegawaian dalam Info Proses baru diketahui oleh separuh (56%) responden. Layanan Info Proses paling populer ialah Kenaikan Pangkat yang diketahui oleh 97% responden.
• Layanan Helpdesk diketahui oleh setengah (54%) responden, cenderung diketahui oleh pegawai dengan masa kerja kurang dari 1 tahun dan pegawai dengan masa kerja di atas 36 tahun.
• Sementara, tingkat pengetahuan layanan Whistleblowing System sudah cukup tinggi (77%) dan cukup merata dalam segmentasi, seperti pegawai-pengelola, jenis unit kerja, unit utama, maupun masa kerja.
• Secara keseluruhan, baik pengetahuan layanan Info Proses, Helpdesk, dan beberapa aplikasi layanan kepegawaian, masih terdapat gap yang cukup besar antara tingkat pengetahuan pegawai dan pengelola terhadap layanan-layanan yang disediakan Biro OSDM.

• Secara kuantitatif, nilai Indeks Kepuasan Pegawai (IKP) pada tahun 2023 mencapai 3,20 (pada skala 1 - 4) atau 80,10 (pada skala 25-100). Pencapaian nlai IKP berada pada kategori BAIK (B).
• Nilai IKP dari kelompok Pegawai mencapai 3,20 (79,93) lebih rendah dibanding IKP kelompok Pengelola Kepegawaian yang mencapai 3,23 (80,84), keduanya tergolong kategori BAIK (B).
• Secara total dari 10 layanan OSDM yang diukur, semua dalam kategori B (BAIK), 4 layanan bernilai IKP di atas 80 (yaitu Pengangkatan PNS/PPPK, Whatsapp Helpdesk, Simka dan Kenaikan Jabatan Fungsional) dan 6 layanan di bawah 80 (yaitu Kenaikan Pangkat, Pemindahan Pegawai, Pelaksanaan Tugas Belajar, Perubahan Peta Jabatan, Penghargaan Pegawai dan Pengelolaan Kinerja Pegawai.
• Dari 9 layanan OSDM, kelompok Pegawai menilai 3 layanan OSDM di atas 80 dan 6 layanan OSDM selebihnya di bawah 80. Berbeda dengan kelompok Pengelola Kepegawaian, dari 9 layanan OSDM, 5 layanan diantaranya bernilai lebih dari 80 dan 4 layanan kurang dari 80.

• Secara total, dari 17 unsur layanan yang diukur dari layanan OSDM no 1 - 8, ada 9 unsur yang berada di Kuadran II, yaitu unsur yang harus mendapat prioritas perbaikan. 9 unsur tersebut adalah:
  Sistem & Prosedur: dalam hal (1) Kejelasan info sistem dan prosedur dan (2) kemudahan birokrasi dalam pengurusan layanan
  Waktu penyelesaian: dalam hal (3) ketepatan waktu dalam memberikan layanan
  Kompetensi SDM: (4) pemahaman pengelola terkait substansi layanan dan (5) keterampilan pengelola dalam produk administrasi
  Perilaku SDM: terkait (6) pengelola kurang responsif
  Penanganan pengaduan: (7) dalam hal penanganan pengaduan sesuai mekanisme
  Sarana & prasarana: (8) memiliki aplikasi yang bagus/handal dan (9) aplikasi mudah digunakan
• Selebihnya, ada 4 unsur layanan yang berada di Kuadran I dengan prestasi yang harus dipertahankan, yaitu: Persyaratan, terkait: (1) kejelasan info persyaratan, (2) kemudahan akses mendapatkan informasi, Produk Spesifikasi, terkait (3) kesesuaian produk dan layanan dan kompetensi pengelola dalam (4) menggunakan sistem informasi.

• Untuk layanan no 9 dan 10, dari 17 unsur layanan yang diukur dari layanan OSDM ada 5 unsur yang berada di Kuadran II, lebih sedikit dari layanan no 1 - 8. Kelima unsur yang harus mendapat prioritas perbaikan tersebut adalah:
  Sistem & Prosedur: dalam hal (1) Kejelasan info sistem dan prosedur
  Waktu penyelesaian: dalam hal (2) ketepalan waktu dalam memberikan layanan
  Perilaku SDM: terkait (3) pengelola kurang responsif
  Penanganan pengaduan: (4) memiliki fitur untuk menyampaikan pengaduan dan (5) penyelesaian pengaduan sesuai mekanisme
• Unsur yang berada pada Kuadran I jumlahnya lebih banyak, yaitu 7 unsur layanan, terdiri dari: Persyaratan, terkait: (1) kemudahan akses/login pada sistem, Sistem & Prosedur (2) kemudahan memahami alur layanan, Produk Spesifikasi, terkait (3) kelengkapan fitur dalam aplikasi dan (4) kemudahan menggunakan fitur, Kompetensi Pengelola dalam (5) pemahaman pengelola terkait substansi layanan dan (6) keterampilan dalam menggunakan aplikasi dan Perilaku Pengelola, (6) pengelola sopan dan ramah.

IKP layanan pengangkatan CPNS/PPPK termasuk kategori BAIK dengan nilai di atas 80 (3,34; 83,56), meraih nilai paling tinggi diantara 9 layanan OSDM lainnya. Salah satu keunggulan yang dirasakan pegawai adalah karena saat ini prosesnya sudah serba online menggunakan aplikasi, dilakukan secara transparan dan dapat dipantau secara realtime. Namun, dari catatan FGD dan jawaban terbuka, ada beberapa yang perlu dievaluasi, yaitu:

Sosialisasi yang harus lebih intensif terkait Mekanisme / Prosedur

Pegawai PPPK yang baru diangkat di tingkat UPT (rumah sakit) memiliki pemahaman yang tidak seragam terkait remunerasi yang dibayarkan 80% pada tahun pertama, pemahaman terhadap hak-hak pegawai seperti kenaikan jabatan, lembur, tugas belajar dan yang lainnya. Selain itu juga mempertanyakan pengalaman kerja yang tidak diperhitungkan ketika diangkat menjadi pegawai PPPK. Untuk pegawai PNS yang baru diangkat juga memerlukan pemahaman lebih jelas terkait jenjang karir dan mekanismenya.

Oleh karena itu Biro OSDM disarankan melakukan komunikasi lebih intensif kepada calon pegawai atau pegawai yang baru diangkat menjadi PPPK/PNS terkait mekanisme/prosedur, hak & kewajiban apa saja yang harus dilakukan dan didapatkan.

Waktu layanan dari SDM yang dinilai belum standar

Beberapa catatan terkait waktu layanan dan perilaku dari SDM Pengelola, diantaranya penyampaian informasi dari OSDM yang terkadang mendadak menjelang deadline, pengumuman tidak sesuai jadwal, pembuatan SK Lama dan komunikasi CPNS daerah harus dilakukan dengan SDM pusat.

Terkait catatan di atas, disarankan Biro OSDM membuat standarisasi/SOP untuk memberikan pelayanan kepada pegawai, dalam hal ini pada prosedur pengangkatan pegawai PNS dan PPPK.

SOP pelayanan juga harus diperkuat pada tingkat Pengelola Kepegawaian Unit Utama dan Unit Kerja agar dapat memberikan keseragaman pelayanan dari tingkat pusat hingga UPT.

Gap Pemahaman antara Pegawai dan Pengelola Kepegawaian

Pengelola Kepegawaian: telah membuat ABK untuk menghitung beban kerja dan kebutuhan pegawai di tingkat unit kerja. Namun pada prakteknya, ABK dan kebutuhan pegawai sudah ditentukan pusat (Biro OSDM dan Kemenpan) dan formasi jabatan di tingkat unit kerja akhirnya ditentukan pusat. OSDM Pusat melakukan standarisasi kebutuhan pegawai di semua KKP kelas 2, padahal kebutuhannya tidak sama.

Pegawai PNS (dengan pengalaman kerja puluhan tahun): menyatakan ABK tidak selalu dibuat oleh Pengelola Kepegawaian, sehingga ketika ada kenaikan pangkat atau pemindahan pegawai tidak selalu merujuk pada peta jabatan sehingga tidak adanya estapet golongan, jabatan dan keahlian dalam pemindahan pegawai. Job vacancy ada, tetapi pemindahan pegawai tidak selalu merujuk ke job vacancy tersebut.

ABK, perubahan peta jabatan, kenaikan pangkat dan pemindahan pegawai memiliki keterkaitan satu sama lain. Adanya gap pemahaman yang “saling berprasangka” antara Pegawai dengan Pengelola Kepegawaian perlu diluruskan dan dikomunikasikan oleh Biro OSDM bagaimana duduk perkara dan prosedurnya, sehingga ada transparansi proses yang dipahami oleh semua pihak.

Perlu integrasi sistem di tengah banyak ragam aplikasi kepegawaian

Inefisien

Biro OSDM telah menerapkan layanan kepegawaian secara online/digital. Digitalisasi layanan dinilai baik, namun beberapa Pengelola Kepegawaian masih menilai kurang efisien karena harus mengisi beragam aplikasi kepegawaian dan harus memiliki banyak akun dengan user ID dan password yang berbeda. "Kendala kami di UPT adalah (1) pertama sangat banyak sekali username, password aplikasi, aplikasi BKN belum lagi aplikasi Menpan, belum lagi aplikasi OSDM, kemudian ada aplikasi yang ribet sekali masuknya harus pakai Authy"

Belum Optimal

Aplikasi/digitalisasi juga dinilai belum optimal, karena masih memerlukan dokumen cetak dan tandatangan asli.

Beberapa catatan di atas menjadi pekerjaan rumah bagi Biro OSDM untuk melakukan integrasi aplikasi yang menghimpun semua kebutuhan layanan digitalisasi kepegawaian.