“Untuk mengetahui berapa banyak pegawai yang kita butuhkan dalam pekerjaan, kita hitung ABK dari masing masing jabatan. Di Kemenkes ada dua: (1) jabatan teknis, analis kebijakan dan adminkes, serta (2) adul beragam jenis jabatan fungsionalnya.”
Analis Jabatan
“Di anjab kita lihat potensinya apa sih, kalo misalkan dibutuhkan seorang analis kebijakan, kualifikasinya apa. Itu semua ada di analisis jabatan.”
Layanan kepegawaian
“Nah, ini yang paling banyak. Unit kepegawaian itu dari A sampai Z, mulai dari (1) kenaikan gaji berkala juga (2) kenaikan golongan ada juga dulu Dupak sampai 2022, kemudian di 2023 itu dihilangkan. (3) SKP dan juga (4) kehadiran atau kedisiplinan”
Beban Kerja -- Kecukupan Personalia -- Koordinasi
Minim SDM, Moratorium, Aturan Hambat Mutasi Pegawai
“Di setiap Satker Kepegawaian maksimal paling hanya 2 orang pengelolanya. Bahkan di daerah (kebanyakan) hanya 1 orang saja.”
“Satker minim SDM, ada moratorium. Ketika kita buka formasi enggak pada lulus passing grade. Mutasi dari daerah ada syaratnya. Ada aturan mutasi internal dan eksternal. (Peminat) pindah harus punya fungsional yang sama. Orang ingin pindah, formasi ada, terkendala fungsionalnya tidak sama dengan yang dituju. Padahal basic pendidikan penuhi syarat untuk jabatan tersebut.”
Digitalisasi, Solusi Koordinasi Berjenjang
“Untuk koordinasi kita diharuskan berjenjang dari satker, kemudian ke unit utama. Dari unit utama ke biro kepegawaian.”
“Kita punya grup kepegawaian satu Kemenkes, di situ saya suka langsung tanya ke pengelola pegawai di Biro OSDM. Mereka juga langsung jawab. Kalau nunggu teman eselon 1 lama, padahal saya butuh cepet. Saya rasa di grup kepegawaian boleh tuh menanyakan sesuatu langsung pada teman-teman di Biro OSDM.”
SISTEM INEFISIEN -- OTOMASI
Terlalu Banyak Aplikasi
“Kendala kami di UPT adalah sangat banyak sekali username, password aplikasi. Aplikasi BKN, belum lagi aplikasi Menpan, belum lagi aplikasi OSDM, kemudian ada aplikasi yang ribet sekali masuknya harus pakai Authy lah, harus ini dan itu. Padahal yang menggunakan pegawai itu sendiri, tidak mungkin orang lain bisa menggunakannya, karena hanya dia yang tahu passwordnya.”
Sinkronisasi Data & Sistem Inefisien
“Kita sudah sistem digital, apa-apa menggunakan aplikasi. Proses kenaikan pangkat kita usulkan via aplikasi. Seharusnya kan paper less, juga untuk mempercepat proses, (tapi masih) minta juga print-print-an, dan harus menggunakan tanda tangan asli. Sedang digital kan sudah ada tanda tangan barcode.”
Digitalisasi Belum Total
“Sebenarnya titik beratnya pada integrasi aplikasi, harusnya kita ada satu sistem aplikasi yang menghimpun semua biar tidak kesana kemari. Kita harus mengisi SIMKA, kita harus mengisi SIMArsip, untuk mengusulkan kita harus pakai akun lain, sehingga (kami pengelola kepegawaian) sangat banyak sekali akun yang harus kami isi.”
APLIKASI KURANG HANDAL -- INEFISIENSI
Aplikasi Kurang Handal
“Aplikasinya tidak settle, kurang handal. Saya udah proses (surat tugas), udah BL, tapi bisa berubah jadi alpa. Paling riskan bagi saya pengelola kepegawaian. karena tunjangan dipotong besar 5% per 1 hari alpa. Seluruh kementerian di bawah upt kepegawaian pakai aplikasi office untuk kehadiran.”
Adanya Double Entry
“Kita, pengelola kepegawaian baru 2023 punya user SIMKA dan SIMArsip. Tadinya dikelola eselon I di Farmakes. Ketika saya mengelola SIMKA jadi double input, pertama di SIMKA kita menginput data, kemudian di SIMArsip kita mengelola berkasnya, buktinya. Itu yang bikin double, artinya repot buat saya.”
“Yang kedua kita juga diharuskan mengupdate data kepegawaian di mySAPK, artinya kan belum nyambung ya antara SIMKA yang dikelola Kemenkes dengan MySAPK, sekarang myASN punya BKN. Kita double lagi, jadi dua kali kerja karena data-data pegawai itu kalau dilihat memang belum lengkap,”
KURANG SOSIALISASI
Kurangnya Sosialisasi
“Pendataan mandiri belum cukup sosialisasi dari SDM. Ketika teman-teman mengupload berkas, hasilnya beda, enggak sesuai dengan kriterianya. Banyak sertifikat sudah di-upload tapi salah kriterianya, jadi harus dua kali. Ada sampai 20 (dokumen) tapi salah semua.”
Tidak Familiar
“Portal Kepegawaian juga baru, diubah dari e-office yang pernah kita pakai, aksesnya pakai Authy. Spesifik bagi pegawai, teman-teman belum familiar. Kalo kita minta masukin CV di sana, (mereka tanya) portal kepegawaian yang mana? Kalo kita bilang yang pake Authy, Oh baru ngerti, padahal mereka sudah melakukan.”
Hal-hal yang membingungkan:
Ada 2 assessment oleh P2KSN dan oleh Eselon 1.
SKP sudah sosialisasi dari OSDM, ternyata salah ketika dievaluasi BKN
Peraturan Kedisiplinan
AKREDITASI TIDAK SINKRON ANTARA OSDM - BKN
Tidak sinkron antara OSDM Kemenkes dengan BKN/Kemenpan
“Tugas Belajar & Gelar, akreditasi C - Biro OSDM dengan BKN belum tune in. Ada yang sudah divalidasi OSDM, tapi ketolak BKN. Contoh teman-teman tugas belajar mandiri di daerahnya dengan akreditasi C diperbolehkan Permenkes nomor 1 tahun 2017, syaratnya di daerah tersebut tidak ada akreditasi B. Tetapi ketika masuk ke BKN tertolak. Ada SK Menpan Nomor 58 tahun 2021.”
PETA JABATAN -- DITENTUKAN OSDM & KEMENPAN
Peta Jabatan sudah ditentukan dari OSDM dan menunggu persetujuan Kemenpan
“Perubahan peta jabatan ini sangat lucu. Kita, pengelola kepegawaian disuruh menghitung analisis beban kerja, analisis jabatan. Setelah kami dapat: Oh, kami butuh (sekian) dokter di UPT ini, kami butuh epidemiologi (sekian). Tiba-tiba ada formasi given dari pusat. Jadi seakan-akan enggak percaya hitungan kami. Terus kalo gitu yang kami hitung kemana? Kemudian distandarisasi semua KKP kelas 2 ini semua sama, untuk dokter dan perawat. (Padahal) harusnya enggak boleh sama, karena cakupan layanan berbeda. Sama-sama kelas 1 atau kelas 2, jangkauannya berbeda.”
“Sebenarnya memang Pembina masing masing Direktorat udah punya. Kalau kita mengusulkan, menghitung tiap tahun, boleh-boleh saja. Misal mereka menghitung satu, tapi saya menghitung dua, ya teman-teman di OSDM itu akan tetap mengusulkan satu. Tapi yang menjadi penentu kebijakan itu kan Kemenpan. Misalkan dari Kemenpan hanya satu, sedang usulan saya dua, mereka bilang satu aja ya, usulan saya enggak diterima.”
Tidak Ada Korelasi Awards & Rewards
“Pegawai kan butuh pengakuan. Setelah kinerja bagus, apa yang akan didapatkan. Apa cuma sekedar sertifikat doang, atau apakah dia akan dipromosi jabatan. Misalnya akan naik jenjang fungsional atau akan mendapatkan angka kredit bonus. Kan kalau seperti itu saya rasa masing-masing pegawai akan mempertahankan kinerjanya. (Jika) tidak dihargai kan mereka ogah, sama juga gitu, mau baik dengan tidak, mau kita semangat dengan tidak, toh akan sama.”
“Harapan kami pegawai dapat reward, harus ada sesuatu yang bisa membangkitkan atau mempertahankan semangatnya. Misalnya ketika pegawai mendapat hero of the month, itu dia dapat angka kredit 20 atau 25. Seperti sekarang, kami barusan menerima penghargaan dari Menpan sebagai UPT Kemenkes WBK tingkat nasional. Ada tiga yang menerima predikat itu dari Menpan, salah satunya KKP Gorontalo, kemudian Palembang. Teman-teman bertanya setelah peringkat nasional apa yang kita dapatkan. Apakah tunjangan kinerjanya … hahahaha.”
Tugas Belajar -- Pelayanan Kenaikan Pangkat
Usulan Kenaikan Pangkat
“Pelayanan kenaikan pangkat itu juga kita tidak pernah mengusulkan. Sebelumnya saya tidak pernah mendapatkan password dan username. Teman-teman ketika ada kenaikan pangkat dan golongan langsung keluar tanpa saya usulkan. Mereka minta saya konfirmasi untuk bulan ini yang naik KP siapa, AGB siapa. Otomatis langsung dapat SK-nya. Jadi saat SK sudah keluar, langsung diinput di SIMKA oleh teman-teman eselon I.”
Prosedur Tugas Belajar Mendadak
“Pelaksanaan tugas belajar ini memang bukan hanya produk OSDM untuk kenaikan pangkat, atau tugas belajar aja ya yang lain-lainnya itu suka mendadak.
Diminta suratnya hari ini, hari ini juga maksimal gitu. Kita mencari datanya kan keburu-buru, tetep harus minta verifikasinya. Karena kepegawaian mengelola satu Direktorat, jadi data itu tidak hanya ada di kita, tapi ada juga di temen-temen lainnya.
Itu kesulitan kita. Misalkan suratnya kami terima hari ini, ya hari ini juga harus masuk, minimal besok pagi. Kita sudah terbiasa.”
SIMKA -- Pelayanan Kinerja
Apresiasi untuk Pelayanan OSDM
“Temen-temen di OSDM dengan tim eselon 1 sudah baik, memberikan pelayanan kepada kami. Makasih juga unit eselon 2 di bawahnya untuk pelayanan kepegawaiannya.”
Permintaan Data Mendadak
“Layanan kinerja yang saya suka tuh 3 bulan sekali. Teman teman di Direktorat saya sendiri kadang lupa. Saya tuh kaya bel alarm, kalau udah 1 bulan menjelang 3 bulan, seminggu dua minggu saya sudah sampaikan: “Tolong SKP jangan sampai mepet, kasihan Ibu Direktur yang harus mengevaluasi”. Sebenarnya ada nilai pertimbangan dari Katimja, itu yang saya rasa.”
Sistem Inefisien
“Untuk SIMKA, memang aplikasi itu harusnya memuat semua data, jadi saya gak harus upload arsip-arsipnya. Kenapa nggak jadi satu gitu ya antara data dengan berkasnya. Jadi kalau saya mau merubah data, saya juga harus menambahkan berkasnya. Katanya akan menjadi berat kalo file itu dijadikan satu, jadi mereka memang membagi dua antara data dengan berkas.”
GROUP - PEGAWAI STATUS PNS
KARAKTERISTIK GROUP
Perubahan Peta Jabatan -- Pemindahan Pegawai
ABK Masih Jarang Dilakukan
“Ketika melakukan pemindahan pegawai, Pengelola Kepegawaian harusnya membuat analisis dulu, yang dituju membutuhkan pegawai dan yang ditinggalkan tidak sampai 0 SDM.”
“Bagian Pengelola Kepegawaian tidak membuat ABK, tim kerja kekurangan orang, tidak bisa bekerja selama setahun lebih, tidak ditindaklanjuti.”
Prosedur & Mekanisme Kurang Jelas
“Kalau dulu ada tahapan yang jelas, kalau sudah sekian tahun, golongan tertentu, pernah menduduki jabatan tertentu, ada track record-nya atau dipindahtugaskan dulu untuk mendapatkan pengalaman, baru bisa menduduki jabatan tertentu.”
“Kita dipindah ngasal saja tidak ada peta jabatan, kita punya latar belakang pendidikan, keahlian, terus dipindah kesana kemari tanpa ada peta jabatan. Pemindahan pegawai bisa tidak sesuai dengan background pendidikan dan keahlian sebelumnya.”
Perubahan Peta Jabatan -- Pemindahan Pegawai
Indikator Penilaian Kurang Transparan
“Man of The Hero, menurut saya penilaiannya belum objektif, masih ada kepentingan di balik seleksi, unfairness. Mengapresiasi talent-talent yang persyaratan dan prosedurnya tidak jelas, tiba-tiba dipanggil menjadi talent.”
“Kalau dulu ada penghargaaan Karya Bakti Husada triwindu, dwiwindu, penghargaan kepada pegawai sesuai masa kerjanya.”
Sistem Sudah Otomatis, tetapi Belum Menyeluruh
“Kenaikan pangkat sekarang ini sudah baik, sudah ada notifikasi secara otomatis. Bandingkan dengan zaman dulu, kalau enggak dikasih tahu kita enggak tahu kapan naik pangkat.”
“Di saya kenaikan pangkat tidak secara otomatis terjadi, padahal dokumen persyaratan sudah ada di server, masih diminta ini dan itu. Kapan, berapa lama waktu prosesnya tidak pernah tahu.”
Whistleblowing System (WBS)
Sistem yang Baik, Namun Dianggap Backfire
“WBS bisa menjadi backfire. Kejadian temen saya melapor karena ada ketidakadilan. Masalahnya simpel terkait hak cuti, tapi sampai bocor ke mana-mana, sampai ke Pak Menteri, dan akhirnya orangnya resign, padahal orangnya potensial banget.”
“Pernah melaporkan via WBS, malah dipanggil orangnya.”
WBS Dikelola Pihak Ketiga
“WBS itu enggak banyak dimanfaatkan. Kalo sekalipun dimanfaatkan, harusnya yang ngerjain kalo bisa jangan orang kemenkes. Sebaiknya pihak ketiga yang disumpah begitu.”
Tugas Belajar -- Digitalisasi Layanan / Integrasi Data
Integrasi Data Belum Optimal
“Walaupun data kepegawaian kita bisa upload sendiri, tetapi verifikasi oleh OSDM sangat lambat. Kita harus kontak dulu ke Biro OSDM.”
“Kasus saya mendapat PAK angka kredit, Nakes yang mengejakan tetapi datanya tidak sampai ke Biro OSDM sehingga di dashboard e-office saya tetap tidak ter-update.”
Keaktifan Layanan Tugas Belajar Belum Menyeluruh
“Layanan Tugas Belajar sudah bagus, sudah ada pengumuman jauh-jauh hari, dan persyaratannya sudah sangat jelas.”
“Sistem online layanan Tugas Belajar masih belum aktif deh, kemarin waktu pengajuan tugas belajar oleh sistem online itu, jadi kayaknya masih ada gangguan atau gimana saya enggak paham.”
GROUP - PEGAWAI PPPK
KARAKTERISTIK GROUP
Opini Pegawai PPPK terhadap Layanan OSDM
Mayoritas Puas dengan Layanan Kepegawaian
“Layanan Kepegawaian sudah bagus, layanan yang diberikan ke staf sudah bagus, kalau ada masalah diberikan solusi.”
“Kami lulus P3K, Tim OSDM membuat rule. Setiap ada info dari Pusat selalu disampaikan dengan cepat.”
Pengelola Kepegawaian Responsif & Solutif
“Ketika masuk, kami mendapat arahan dari Biro Kepegawaian. Setelah masuk kita diajarkan aplikasi e-office, e-kinerja, Srikandi.”
“Ada masalah ketika menerima SK pengangkatan P3K, tidak mencantumkan gelar. Sudah disampaikan kepada Pengelola Kepegawaian Jambi dan sudah aman sekarang.”
Pengangkatan PPPK
“Seperti Pegawai Baru Lagi”
“Ya, kami -- dengan P3K -- dianggap sebagai pegawai baru lagi, padahal pengalaman pekerjaan kami sudah bertahun-tahun menempati hal yang sama.”
Informasi Remunerasi Belum Jelas
“Kami hanya diberikan 80% remunerasi? Apakah ini kebijakan RS atau dari Biro OSDM, sebelumnya memang belum ada sosialisasi.”
“Status awal P3K remun diberikan 80% dengan alasan kita dianggap seperti CPNS (CPPPK), seperti pegawai baru, padahal kami notabene sudah berpengalaman.”
“Kami yang di bagian administrasi remunnya kecil. Ada gap yang besar, padahal kan sistem kerjanya sama.”
Pengangkatan PPPK
Masa Kontrak Perlu Dievaluasi
“Harapannya sistem kontrak PPPK per lima, tiga atau satu tahun itu dihapus saja, dan tidak perlu harus dites lagi, dari awal lagi gitu, kita belum pasti lulus gitu.”
Mendapat Hak Sama dengan PNS
“Harapannya untuk limit kontrak yang tidak terbatas, artinya sama seperti PNS ya, karena kita di sini juga bekerja dituntut extra.”
“Kami (PPPK) ada aturan tidak bisa mutasi selama kita sistemnya masih terikat kontrak. Harapannya ada RUU yang mengatur mutasi PPPK.”
Evaluasi 10 Layanan Kepegawaian
Pengangkatan PPPK
Mayoritas puas, sisdur jelas
Jabatan Fungsional
Dari awal sudah terinfokan kalau PPPK memang memiliki jabatan fungsional
Kenaikan Pangkat
PPPK tidak ada layanan kenaikan jabatan karena dari awal menduduki jabatan fungsional
Pemindahan Pegawai
Tidak menerima layanan pemindahan pegawai
Pelaksanaan Tugas Belajar
“Izin belajar untuk P3K tidak bisa diberikan karena tidak bisa meninggalkan pekerjaan. Izin bisa diberikan setelah regulasi P3K yang terbaru”
Perubahan Peta Jabatan
“Posisi jabatan PPPK tidak berubah, jadi tidak menerima layanan ini”
Penghargaan Pegawai
“Pernah mengikuti penghargaan pegawai, mendapat penghargaan pelayanan terbaik”
Layanan Kinerja
“Sudah sesuai, kami selalu membuat SKP triwulan/tahunan ya”
WA Helpdesk
“Jarang digunakan”
SIMKA
Mayoritas tidak menggunakan. Yang digunakan adalah Sisdmk
